Kontaktimport

Kontakte aus externen Quellen einfach importieren.

Kontaktimport (Windows)

Im Messaging Portal können Sie Kontakte aus externen Quellen direkt in Ihr Telefonbuch importieren, sodass Sie diese nicht nochmal extra anlegen müssen, wenn sie in einem anderen System bereits vorhanden sind. Der vierte Teil unserer How-To-Reihe zur neuen Online Oberfläche befasst sich genau mit diesem Thema, um es Ihnen zu erleichtern, Ihre bestehenden Kontakte ins Messaging Portal zu übertragen.

Datei hochladen

Als Basis für den Import dient eine CSV-Datei. Dieses Format wurde gewählt, da es von den meisten Systemen als Export-Format unterstützt wird. Auch wenn die Daten in Form einer Excel-Datei vorliegen, können diese in Excel schnell und einfach als CSV exportiert werden.

Da in der Vergangenheit Apple-User immer wieder Probleme beim Erstellen einer CSV-Datei meldeten, haben wir einen entsprechenden Beitrag verfasst, der eine Hilfestellung für den Export des Apple-Adressbuches als CSV-Datei bietet.

Um eine Datei hochzuladen, betätigen Sie bitte den Button „Durchsuchen“ oder ziehen die Datei einfach mittels Drag & Drop in den dafür vorgesehen Bereich.

Felder zuordnen

Im nächsten Schritt müssen nun die Felder der Import-Datei jenen im Messaging Portal zugeordnet werden. Hierfür wird eine Liste der Datenfelder angezeigt, wobei sich neben jedem Feldnamen eine Auswahlbox mit den Werten der Import-Datei befindet.

• Möchten Sie beispielsweise die Handynummer (einziges Pflichtfeld) zuweisen, so öffnen Sie die Auswahlbox und wählen das entsprechende Pendant Ihrer Import-Datei (z.B. „Mobile Phone“).

• Neben den Auswahlboxen werden nach erfolgter Zuordnung Beispieldaten aus der Import-Datei angezeigt, welche der Zuordnung entsprechen. So können Sie leicht überprüfen, ob Sie das richtige Feld gewählt haben. Der Link „nächstes Beispiel“ bewirkt, dass ein anderer Datensatz als Beispiel angezeigt wird, was hilfreich ist, wenn der angezeigte nicht ganz vollständig ist.

• Die Feldzuordnung erstreckt sich des Überblicks wegen über drei Karteireiter, wobei der erste bereits die wichtigsten Daten abdeckt, sodass ein Wechsel nur bei einer umfangreicheren Datenerfassung nötig ist.

Gruppen zuordnen

Im dritten und letzten Schritt können Sie Gruppen wählen, welchen die importierten Kontakte zugewiesen werden sollen. Sie können hier beliebig viele Gruppen wählen, jedoch empfiehlt es sich, zumindest eine Gruppenzuordnung vorzunehmen.

Sobald Sie alle gewünschten Gruppen gewählt haben, können Sie fortfahren, um den Import zu starten.

Abschließende Entscheidungen

Je nach Inhalt und Struktur der Import-Datei können während des Imports Dialoge erscheinen, um Sie um eine Entscheidung zu bitten. Folgende Szenarien können zu solchen Fragen führen:

• Identifikation der Überschriftenzeile der Import-Datei

• Ungültige Kontakte (Fehler in der Import-Datei)

• Ungültige oder fehlende Handynummer

• Kontakt bereits in Online SMS vorhanden

Importprotokoll

Nach erfolgreichem Import wird ein Importprotokoll angezeigt, welches folgende Werte abdeckt:

• Anzahl der verarbeiteten Kontakte

• Anzahl der neu importierten Kontakte

• Anzahl der aktualisierten Kontakte

• Anzahl der fehlerhaften Kontakte

Kontaktimport (MacOS)

Kunden von websms, die ihre Kontakte bisher in ihrem E-Mail-Client verwaltet haben, können diese mittels CSV in das Messaging Portal übernehmen. Der CSV Import verrichtet dort zuverlässig seine Arbeit. Windows bzw. Microsoft Outlook Nutzer können dabei auf den CSV Export von Outlook zurückgreifen. Etwas anders gestaltet sich dieser Schritt für Nutzer von Apple Mail, respektive, wenn Kontakte im Apple Adressbuch verwaltet werden.

Adressbuch CSV Export über Numbers

Out of the box verfügt das Apple Adressbuch über keinen CSV Export, die Tabellenkalkulation Numbers beinhaltet allerdings eine entsprechende Exportfunktion. Die Handhabe selbst ist mit dieser Kombination denkbar einfach. Mittels Drag & Drop werden alle im Adressbuch ausgewählten Kontakte in Numbers geschoben und übernommen, vorausgesetzt die entsprechende Privacy Einstellung lässt es zu. Eventuell muss der Nutzer beim ersten Mal seine Zustimmung erteilen oder den Zugriff von Numbers auf das Adressbuch erlauben (Privatsphäre bzw. Datenschutz in den Systemeinstellungen).

Plugins für den CSV Export

Wenn Numbers nicht verfügbar ist schaffen Plugins ebenso Abhilfe. Die verbreitetsten sind dabei der Address Book to CSV Exporter (AB2CSV) oder das Export Address Book Plugin. Beide bewerkstelligen Ihre Aufgabe zuverlässig und sind ebenfalls einfach zu bedienen.

Kontakte sperren

Möchte ein importierter Kontakt keine Zusendungen mehr von Ihnen erhalten, können Sie die entsprechende Nummer kanalübergreifend sperren. Mehr dazu erfahren Sie in unserem How-to.

Wie geht's weiter?

In unserem How-to-Bereich haben wir noch mehr nützliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Tipps für Sie gesammelt, damit Sie mit SMS, WhatsApp & Co. einfach durchstarten! Auf zur How-to-Übersicht! 🚀