How-to: E-Mail to WhatsApp einrichten

So einfach bedienen Sie Ihre WhatsApp-Konversationen mit Ihren Kunden aus Ihrem gewohnten E-Mail-Programm.

Wenn Sie bereits einen WhatsApp-Kanal über das Messaging Portal eingerichtet und aktiviert haben, können Sie in wenigen einfachen Schritten auch eine Verknüpfung zu Ihrem E-Mail-Postfach erstellen. Auf diese Weise werden sämtliche eingehende WhatsApp-Nachrichten automatisch an die von Ihnen hinterlegte E-Mail-Adresse weitergeleitet. Sie können die Nachricht im Anschluss direkt aus Ihrem Standard-Mailprogramm heraus beantworten. Hier geht's zu den Vorteilen von E-Mail to WhatsApp.

E-Mail-Weiterleitung einrichten

Wählen Sie dazu zunächst auf der Startseite des Messaging Portals den Menüpunkt Service Assistent in der linken Seitenleiste.

Nach Auswahl des WhatsApp Assistent werden Ihnen alle bereits bestehenden Regeln für Ihren WhatsApp-Kanal angezeigt.

Über das +-Icon können neue Regeln hinzugefügt werden. Wählen Sie hier die Option E-Mail Weiterleitung

Sie gelangen nun zur Registerkarte, über die Sie die Weiterleitung eingehender WhatsApp-Nachrichten konfigurieren können.

Weiterleitung konfigurieren

An dieser Stelle können Sie ihre Wunsch-Mailadresse für den Nachrichtenempfang einfügen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, zwischen unterschiedlichen Absendernamen zu wählen. Der Absender ist in diesem Fall der Sender der WhatsApp-Nachricht, also Ihr Kunde. Wenn die Mobilnummer des Kunden bereits zuvor in Ihren Kontakten erfasst wurde, kann der hinterlegte Name auch als Absendername für die an Sie weitergeleitete E-Mail herangezogen werden.

Im unteren Bereich der Seite finden Sie noch weitere Optionen. Sie können beispielsweise unter Inhalt der Nachricht festlegen, ob die komplette Nachricht inklusive Anhang weitergeleitet werden soll oder nur Nachrichten, die bestimmte Kriterien erfüllen (Text beinhaltet, Text beginnt mit, …).

Zudem haben Sie die Möglichkeit, die Weiterleitung Ihrer Nachrichten auf einen Gültigkeitszeitraum einzuschränken. Dabei kann ein Start- und Enddatum jeweils mit Uhrzeit festgelegt werden.

Zusätzlich lässt sich die Weiterleitung auch im Rahmen eines individuellen Zeitplans für bestimmte Tage und Uhrzeiten festlegen.

Weiterleitung aktivieren

Vergessen Sie nicht, die Weiterleitung über den Schieberegler Regel ist aktiv zu aktivieren, nachdem Sie alle Einstellungen festgelegt haben. Ab dem Zeitpunkt der Aktivierung werden alle eingehenden WhatsApp-Nachrichten im festgelegten Gültigkeitszeitraum bzw. Zeitplan automatisiert an die von Ihnen hinterlegte E-Mail-Adresse weitergeleitet.

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben E-Mail to WhatsApp erfolgreich eingerichtet. Selbstverständlich können Sie die Weiterleitung im Nachgang jederzeit anpassen oder deaktivieren.

Wie geht's weiter?

In unserem How-to-Bereich haben wir noch mehr nützliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Tipps für Sie gesammelt, damit Sie mit SMS, WhatsApp & Co. einfach durchstarten! Auf zur How-to-Übersicht! 🚀